Quản lý thời gian có ích - chìa khóa quản trị khi làm việc từ xa

Doanh nghiệp có thể thất thoát 116 tỷ Euro/năm vì quản lý thời gian sai cách

Và đó là con số thật mà các doanh nghiệp ở Anh đã phải bỏ ra cho “time theft” - khoảng thời gian có mặt nhưng không có ích của nhân viên. Nói cách khác, trong các khoảng thời gian đó, nhân viên chỉ hiện diện ở công ty, dành thời gian cho việc cá nhân hay các công việc không tên nào đó thay vì tạo giá trị cho doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp vẫn phải trả lương cho nhân viên ngay cả khi họ không thực sự làm việc.

Thực trạng này bắt nguồn từ sai lầm muôn thuở của rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp: chỉ quản lý thời gian có mặt - thay vì thời gian có ích của nhân viên.

Nếu như thời gian có mặt được ghi nhận thông qua việc chấm công vào - ra, thì thời gian có ích là khoảng thời gian nhân viên thực sự làm việc, tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Điều này vô hình chung tạo điều kiện cho những hành vi “time theft” của nhân viên, như làm việc riêng trong giờ làm. Tệ hơn, việc quản lý theo các phương thức cũ, thiếu sự hỗ trợ của công nghệ còn khiến người quản lý phải đối mặt với những rắc rối đau đầu như chấm công hộ, nhân viên vắng mặt trong giờ làm,...

Hơn thế, trong bối cảnh làm việc từ xa ngày càng phổ biến và được ưa chuộng như hiện nay, doanh nghiệp cần thay đổi cách thức quản lý thời gian làm việc của nhân viên: có mặt bao lâu không quan trọng, quan trọng là nhân viên thực sự dành bao nhiêu thời gian để làm việc, và thời gian đó đóng góp tới hiệu quả cuối cùng ra sao.

Quản lý thời gian hiệu quả cho doanh nghiệp với bộ ứng dụng từ Viindoo

Rõ ràng, một chiếc máy chấm công bằng vân tay thông thường hoàn toàn không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu quản lý thời gian phức tạp như trên. Doanh nghiệp cần một giải pháp hỗ trợ theo sát thời gian làm việc thực tế trên từng nhiệm vụ của nhân viên và hiệu quả công việc tương ứng.

Ứng dụng quản lý chấm công - Viindoo Timesheet của CTCP Công nghệ Viindoo chính là một công cụ tiêu biểu như thế. Viindoo Timesheet cho phép nhân viên chủ động ghi nhận chính xác thời gian thực hiện trên từng nhiệm vụ, công việc, qua đó giúp doanh nghiệp quản lý thời gian có ích của nhân viên một cách dễ dàng.

Ưu điểm lớn và khác biệt nhất của Viindoo Timesheet so với các ứng dụng quản lý thời gian khác là khả năng liên kết trực tiếp với các ứng dụng quản lý doanh nghiệp. Qua đó, người lãnh đạo có thể theo dõi, quản lý chính xác thời gian làm việc của nhân viên và hiệu quả, chi phí tương ứng với thời gian đó. Đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, Viindoo Timesheet là công cụ đắc lực giúp tính toán chính xác thời gian làm việc, từ đó làm căn cứ tính chi phí, xuất hóa đơn cho khách hàng.

Tiêu biểu, Viindoo Timesheet có khả năng liên kết với ứng dụng quản lý dự án, quản lý sự kiện,… Người quản lý sẽ biết được chính xác thời gian làm việc của nhân viên đóng góp thế nào tới từng nhiệm vụ/dự án: Mỗi công việc mất bao nhiêu thời gian để hoàn tất? Thời gian thực hiện thực tế có vượt quá thời gian dự kiến? Đóng góp của nhân sự chiếm bao nhiêu phần trăm trong dự án?... Đây cũng là cơ sở để người quản lý lập kế hoạch cho các dự án khác trong tương lai.

Dựa trên thời gian chấm công thực tế, phần mềm Viindoo còn hỗ trợ tính toán lợi nhuận đạt được và hiệu quả hoạt động cho từng dự án.

Không chỉ vậy, với khả năng liên kết với các ứng dụng quản lý tăng ca, tính lương, Viindoo Timesheet hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận và tính lương cho nhân viên dựa trên thời gian làm việc thực tế. Người lãnh đạo hoàn toàn có thể lựa chọn tính lương dựa trên thời gian có mặt hay theo thời gian chấm công trên phần mềm để linh động điều chỉnh.

Đáng chú ý, cơ sở phân quyền chặt chẽ của Viindoo Timesheet nói riêng và hệ thống Viindoo nói chung không cho phép người dùng chấm công hộ, thay đổi thời gian chấm công của người khác hoặc thời gian chấm công đã được tính vào lương. Điều này giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường làm việc minh bạch, giải quyết triệt để các vấn đề tồn đọng liên quan đến quản lý thời gian của nhân viên.

Thời gian giãn cách, làm việc từ xa vì đại dịch COVID-19 vừa qua đã khiến các lãnh đạo doanh nghiệp thấm thía hơn bao giờ hết câu nói “thời gian là vàng”. Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ như hiện nay, doanh nghiệp nào có khả năng khai thác hiệu quả nguồn tài nguyên hữu hạn này sẽ nhanh chóng bứt phá trong tương lai.